各分局，局属各单位，消防、边防、海警三支队：

现将《厦门市公安局档案工作突发事件应急处置预案》印发给你们，请遵照执行。

 

 

                                                                                                     厦门市公安局

2015年7月17日

 

厦门市公安局档案工作突发事件应急处置预案

 

为维护档案工作正常秩序，有效预防、及时处置档案工作突发事件，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国突发事件应对法》、《档案工作突发事件应急处置管理办法》及有关法律法规，结合我局档案工作实际，制定本预案。本预案主要适用于应急处置市局办公室档案处库房突发事件工作，设立档案分库房的局属单位和各分局、派出所可参照制定相应预案，不设档案分库房但存有档案资料的单位可参照执行。

一、处置原则

（一）预防为主

建立档案安全管理工作安全预警机制，强化日常安全管理，完善应急处置工作措施，提高应对处置能力。

（二）档案优先

处置突发事件过程中，当面临档案和其他物质财产同时需要抢救时，应把保障档案安全作为首要任务，在第一时间采取有效措施，尽快排除威胁和危险，迅速抢救已受损的档案资料、妥善保护未受损的档案资料，最大限度地减少损失。

（三）统一领导

坚持统一领导、分级负责、及时反应、果断处置、合作互助的原则，统一指挥、明确分工、上下联动、各负其责、自救为主，切实做到有效预防、及时控制和消除危害。

二、启动条件

本预案所称突发事件，是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序，需要采取应急处置措施以应对的事件。凡遇下列情形的，启动本预案：

（一）档案库房或库房附近区域发生火灾的；

（二）遭遇洪水或档案库房发生严重漏水、渍水事件的；

（三）台风、龙卷风、风暴潮、暴雨、冰雹、山洪、雷电、火灾、地震、地质塌陷等自然原因或其他原因造成档案库房建筑严重损害的；

（四）档案库房工作秩序受到冲击的；

（五）档案信息管理系统受到黑客、病毒等侵害并可能造成系统崩溃危及档案信息数据安全的；

（六）发生其他重大安全事故，危及档案安全的。

三、组织领导

成立档案工作突发事件应急处置领导小组（以下简称领导小组），由市局办公室主任担任组长，分管档案工作的副主任担任副组长，小组成员由市局办公室档案处人员组成。领导小组履行应对突发事件的指挥、管理、协调职能。

（一）组长、副组长职责

负责指挥调配组员，做好预防灾害的各项准备工作；当发生灾情时，具体组织救灾管理和统筹协调各种工作关系。

（二）组员职责

在领导小组的指挥下负责调度和协调工作；指挥档案资料和人员的疏散、撤离；做好已疏散和抢救档案资料的安全保卫工作；起草灾情汇报、信息报道等有关材料，调查统计损失情况，及时汇报灾情。

四、处置步骤

（一）启动预案

突发事件发生后，办公室档案处应对事件可能造成的危害和损失做出初步判断，在第一时间将事件的性质、情况和危急程度向领导小组报告，领导小组根据情况决定启动预案。在可能的情况下，办公室档案处应组织人员先行采取措施消除事故。

（二）抢救程序

按照先档案实体，后档案信息数据，最后档案检索工具的顺序开展抢救工作。其中，档案实体的抢救顺序为：

1.永久保管的文书、专业、科技、会计、声像、实物和已故干部档案；

2.长期保管的文书、专业、科技、会计、声像、实物和已故干部档案；

3.短期保管的文书、专业、科技、会计、声像、实物和已故干部档案。

（三）善后处置

1.保护受损档案。立即组织力量抢救受损档案，特别是对受水淹档案，及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免受损情况进一步恶化。

2.受损核定统计。有效控制事态后，抓紧开展损失核定工作，对突发事件造成的档案损失情况进行全面清理、统计和登记，评估受损情况，及时制定补救措施。

3.受损情况报告。突发事件处置完毕，应及时将有关情况向局党委和市档案局、省公安厅办公室报告。报告应包括以下内容：

（1）事件发生的时间、地点和现场情况；

（2）事件的简要经过和档案损失情况的初步估计；

（3）事件原因的初步分析；

（4）事件发生后已经采取的措施及效果；

（5）其他需要报告的事项。

五、保障措施

（一）安全教育

开展经常性安全警示教育，对突发事件法律法规、应急处置、受损档案抢救与修复以及各种抢险工具使用等知识进行专业培训，并在市局机关广泛宣传档案保护与应急处置知识，增强民警、职工的防范意识，提高应急能力。

（二）日常管理

按照公安档案管理要求，在档案库房配备必要的监控和防护设施，定期进行检查，确保各项设备运转正常，急救器材能够随时使用。办公室档案处人员应熟悉各类档案、检索工具及开关、设施的具体位置，加强对库房常用及备用钥匙的管理。

（三）后勤保障

警保部等局属有关单位积极配合做好处置工作的后勤保障，在发生突发事件时及时提供处置工作所需要的车辆、通讯工具、转移档案的设备和避险场所、临时保管档案的帐篷、简易房屋等。